Papelaria online: 4 dicas para organizar as pastas do seu escritório
Confira algumas soluções para organizar a papelada das pastas do escritório e otimizar a sua dinâmica.
Quando se trata de arquivos físicos, ou seja, as tradicionais pastas de escritório, há sempre alguma dificuldade em manter a organização. No entanto, é importante se preocupar com a ordem e arrumação dos arquivos para que nada seja perdido e também para otimizar o tempo durante a rotina de tarefas.
Se você está enfrentando esse desafio, e não sabe a quais soluções recorrer, confira baixo algumas dicas que podem facilitar essa rotina de organização de arquivos:
Invista em soluções mais modernas
Quando se trata de arquivos em papel nem tudo é ultrapassado, felizmente existem uma série de alternativas tecnológicas ou simplesmente melhor pensadas para as necessidades atuais.
Um bom exemplo dessa atualização pertinente é o fichário, que é uma solução para a organização de documentos que necessitam ser folhados com uma frequência maior, agora perde espaço para o caderno fichário, uma alternativa semelhante, porém com uma série de atualizações e possibilidades de personalizações.
Realize a setorização dos arquivos
Mesmo que você saiba perfeitamente onde está cada documento, essa localização também deve ser um tanto intuitiva para quem entra em contato com aquela papelada pela primeira vez, por isso, a setorização é extremamente importante.
Crie as categorias necessárias para cada arquivo, independente do número de documentos, não pense em economizar com pasta, etiqueta ou fichário, apenas crie a setorização que facilita a localização em meio aos papéis, ainda que sejam poucas folhas.
Considere a criação de um arquivo morto
Mesmo com a setorização e utilizando de alternativas modernas, é usual que em algum momento o número de papéis seja o grande responsável por atrapalhar a organização. Nesse caso, a melhor alternativa é a criação de um arquivo morto.
Crie um parâmetro prudente para elencar os documentos que devem ser destinados ao arquivo morto, que pode ser por tempo, importância ou qualquer outra questão.
Crie uma rotina de organização dos arquivos
Por fim, uma das dicas mais importantes é criar uma rotina de organização periódica para os arquivos, pois eventualmente alguns documentos irão sair do lugar e outros deverão ser destinados ao local correto.
O recomendado é que você não deixe esses documentos desorganizados se acumularem em uma pilha em cima de uma mesa, por isso, reserve um tempo conforme a demanda, que pode ser semanal, mensal ou a cada 15 dias.
É importante se valer de todos as soluções que criem uma fácil identificação visual, ou seja, etiquetas, canetas marca texto, divisórias e qualquer outra alternativa que permita uma rotina facilitada da organização, criando uma condição intuitiva para quem for mexer com os documentos, seja para procurar, retirar ou adicionar algo.
Agora que você conta com algumas dicas relevantes para organizar as pastas do seu escritório, confira as ofertas disponíveis na Laranja Lima Presentes, uma referência quando se trata de papelaria online, contando com soluções como o tradicional fichário ou o mais contemporâneo caderno fichário.